Gestión De Proyectos

gestión de proyectos gestión de proyectos, herramientas, procesos, planes y consejos de planificación de proyectos Aquí están las reglas, procesos y herramientas para la planificación de proyectos y gestión de proyectos. Los proyectos grandes o complejos en las grandes organizaciones a menudo requieren algún tipo de ejecutivo "patrocinio" o el liderazgo. Esto comúnmente se denomina 'el patrocinio del proyecto (véase la sección separada sobre el patrocinio del proyecto). Mientras que las habilidades de gestión de proyectos son obviamente importantes para los directores de proyectos, curiosamente los métodos y herramientas que se proyectan gerentes uso pueden ser útiles para todos. A 'tarea' no necesariamente tiene que ser llamado un "proyecto" a fin de que los métodos de gestión de proyectos a ser muy útil en la planificación y ejecución. Incluso la tarea más pequeña puede beneficiarse del uso de una técnica de gestión de proyectos o la herramienta bien elegido, sobre todo en la etapa de planificación. Cualquier tarea que requiere un poco de preparación para lograr un resultado exitoso, probablemente se hará mejor mediante el uso de algunos métodos de gestión de proyectos en alguna parte del proceso. Métodos de gestión de proyectos puede ayudar en la planificación y gestión de todo tipo de tareas, especialmente las actividades complejas. La gestión del proyecto se asocia principalmente con la planificación y la gestión del cambio en una organización, sino un proyecto también puede ser algo no relacionado a los negocios - incluso una situación interna, como mudarse de casa, o la planificación de una boda. Métodos de gestión de proyectos y herramientas, por tanto, puede ser útil mucho más amplia que la gente supone. Técnicas de gestión de proyectos y herramientas de planificación de proyectos son útiles para cualquier tarea en la que los diferentes resultados posibles - en los que existen riesgos de problemas y fracasos - y por lo tanto requieren de planificación y evaluación de opciones, y las actividades y recursos de la organización para entregar un resultado exitoso. Los proyectos pueden ser de diferentes formas y tamaños, desde la pequeña y fácil de extremadamente grande y muy complejo. En las organizaciones y empresas, gestión de proyectos puede estar preocupado con cualquier cosa, sobre todo la introducción o el cambio de las cosas, en cualquier área o función, por ejemplo: la gente, la dotación de personal y la gestión productos y servicios materiales, fabricación y producción TI y comunicaciones planta, vehículos, equipos almacenamiento, distribución, logística edificios y locales finanzas, administración, adquisición y desinversión adquisitivo ventas, venta, comercialización desarrollo de los recursos humanos y la formación servicio y relaciones con los clientes calidad, salud y seguridad, legal y profesional técnica, científica, de investigación y desarrollo Desarollo de nuevos negocios y todo lo que necesita la planificación y gestión en las organizaciones. Gestión de proyectos con éxito, para proyectos grandes o pequeños, tiende a seguir el proceso descrito a continuación. Los mismos principios, que se utilizan de forma selectiva y adecuada, también se aplican a tareas más pequeñas. Técnicas de gestión de proyectos no son sólo para los directores de proyectos - que están disponibles para que cualquiera lo use. proceso de gestión de proyectos 1 - de acuerdo especificaciones precisas (términos de referencia) para el proyecto A menudo llamado el proyecto "términos de referencia", la especificación del proyecto debe ser una descripción exacta de lo que pretende el proyecto de lograr, y los criterios y flexibilidades involucrados, sus parámetros, el alcance, gama, los productos, las fuentes, los participantes, los presupuestos y los plazos ( ten cuidado - ver nota más abajo sobre los plazos de planificación). Por lo general, y antes del establecimiento formal del proyecto de los Términos de referencia de los proyectos se producen o por lo menos redactado en un nivel fundamental por un "patrocinador del proyecto" o "ejecutivo a cargo" (del proyecto). A menudo se requiere un alto nivel de descripción del proyecto general, tales inicial (un "caso de negocio" básicamente) para que el proyecto se justifica, aprobado y financiado a nivel corporativo, antes del comienzo de la planificación detallada del proyecto. El director del proyecto, por lo general nombrado por el 'patrocinador del proyecto "o el" ejecutivo a cargo', puede estar involucrado en diversos grados en la redacción de la descripción del proyecto empresarial o de negocios caso inicial. No es raro que un jefe de proyecto para primero ser nombrado extraoficialmente a la función de gestión de proyectos, en espera de la aprobación social del proyecto en sí y el nombramiento formal del jefe de proyecto. El promotor del proyecto es por lo general un gerente de mayor jerarquía o ejecutivo que el director del proyecto, aunque no necesariamente el "jefe" o gerente senior de arriba-línea a la que el director del proyecto informa normalmente. Todos los proyectos importantes requieren generalmente un "patrocinador del proyecto 'formal y de alto nivel o" ejecutivo a cargo', aunque los proyectos menores que forman parte de las obligaciones convencionales de un gerente, y que no requieren junta específica o la aprobación corporativa, pueden no requerir un "patrocinador del proyecto" como tal , en el que la responsabilidad ejecutiva caso para el proyecto y el director del proyecto pertenece a la línea hasta la normalidad informes manager / ejecutivo. Por lo general, el director del proyecto debe consultar con los demás (especialmente el promotor del proyecto) y luego acordar la especificación detallada del proyecto con los superiores y / o las autoridades pertinentes. La especificación puede implicar varios borradores antes de que se acuerde. Una especificación del proyecto es esencial que crea una responsabilidad medible para cualquiera que desee en cualquier momento para evaluar cómo va el proyecto, o su éxito en la terminación. Términos del proyecto de referencia también proporcionan una disciplina esencial y un marco para mantener el proyecto en marcha, y preocupados con los objetivos y parámetros originales acordados. Una especificación del proyecto debidamente formulado y acordado también protege el director del proyecto de que se celebra para dar cuenta de los problemas que están fuera del alcance original del proyecto o fuera del control del gestor de proyectos. Esta es la etapa de acordar condiciones especiales o excepciones con las autoridades. Una vez que ha publicado los términos de referencia que ha creado un conjunto muy firme de las expectativas por el cual seremos juzgados. Así que si usted tiene alguna duda, o quiere renegociar, ahora es el momento de hacerlo. Los proyectos más grandes pueden requerir varias semanas para producir y acordar los términos del proyecto de referencia. Sin embargo la mayoría de proyectos empresariales normales requieren unos días pensando y consultoría para producir una especificación de proyecto adecuado. Establecer y acordar una especificación de proyecto es un proceso importante, incluso si su tarea es simple. Una plantilla para una especificación de proyecto: Describir el propósito, objetivos y resultados. Parámetros del Estado (plazos, presupuestos, rango, alcance, territorio, autoridad). La gente de los Estados involucrados y la forma en que el equipo trabajará (frecuencia de las reuniones, el proceso de toma de decisiones). Establecer 'break-points' en el que revisan y verifican el progreso, y cómo se medirá el progreso y los resultados. Por separado el BOSCARDET sigla proporciona una estructura ejemplo útil para condiciones de las partidas Referencia / secciones: antecedentes, objetivos, alcance, limitaciones, supuestos, Reporting, Dependencias, Estimaciones, plazos. Esta estructura contiene ninguna partida específica para los costos / presupuestos - estas consideraciones se pueden incluir dentro de 'restricciones' o 'Las estimaciones. Dado que los proyectos (y otras actividades que requieran Términos de Referencia) varían considerablemente no hay estructura universal estándar para un documento de Términos de Referencia. La responsabilidad recae en el director del proyecto o líder para asegurar que todas las cuestiones pertinentes y necesarios están incluidos, y esta interpretación local tiende a implicar partidas TOR y estructura del documento. Lluvia de ideas puede ser un proceso útil por el cual todos los términos pertinentes de criterios de referencia pueden ser indentified y estructurados. Las organizaciones pueden tener estructuras TOR estándar, como el ejemplo BOSCARDET, que es sensato utilizar en su caso, teniendo en cuenta los riesgos de omisión o exceso de complicación que puede surgir cuando se sigue una práctica estándar. Ver también los términos de referencia en el apartado Diccionario de negocio. 2 - planificar el proyecto Planee las distintas etapas y actividades del proyecto. Siempre que sea posible (y, ciertamente, en su caso) involucrar a su equipo en la planificación. Un consejo útil es trabajar hacia atrás desde el objetivo final, la identificación de todas las cosas que hay que poner en marcha y hecho, en orden inverso. Además, desde los inicios desnudas del proyecto, utilice una lluvia de ideas (señalando ideas y puntos al azar - por lo general con un equipo de proyecto), para ayudar a reunir puntos y cuestiones y explorar innovaciones e ideas. Diagramas de espina de pescado también son útiles para la lluvia de ideas y la identificación de los factores causales que de otro modo podrían ser olvidados. Para proyectos complejos, o cuando te falta la experiencia de los temas, involucrar a otros en el proceso de intercambio de ideas. A partir de entonces se trata de una cuestión de poner los temas en el orden correcto, y el establecimiento de relaciones y vínculos entre cada número. Los proyectos complejos tendrán un número de actividades que se ejecutan en paralelo. Algunas partes del proyecto necesitarán otras partes del proyecto que se completará antes de que puedan comenzar o progreso. Tales partes "interdependientes" de un proyecto necesitan un cuidado especial consideración y planificación. Algunos proyectos requerirán una etapa de factibilidad antes de la finalización de un plan detallado. Gantt Charts and Critical Path Analysis Diagramas de flujo son dos herramientas de uso común para la planificación detallada de la gestión de proyectos, lo que permite la programación, costos y presupuestos y los demás datos financieros y de gestión de proyectos y presentación de informes. Ver también proyectar el patrocinio de entender cómo el apadrinamiento del proyecto puede ser integrado con las responsabilidades del director del proyecto para la planificación. plazos y costes del proyecto La mayoría de los proyectos vienen en tarde - eso es sólo la forma en que es - así que no planear una escala de tiempo que es demasiado ambicioso. Lo ideal para planear algunos retrasos. Si se le ha dado un plazo fijo, el plan para cumplir con lo anterior, y trabajar hacia atrás desde ese fecha anterior. Construir algún deslizamiento o margen de maniobra en cada fase del proyecto. Errar por el lado de la precaución cuando se puede. Los proyectos que se deslizan hacia atrás y se entregan tarde, o que corren por encima del presupuesto o no cumplan con los demás requisitos financieros a menudo causan problemas significativos. Muchos planificadores se ponen bajo presión para entregar proyectos más rápido y más rentable que es realista. La ambición y el objetivo de alto son buenas actitudes, pero la planificación y sin prudencia y responsabilidad adecuada es tonto. Los inversores y ejecutivos tienden raramente a cuestionar un plan demasiado ambicioso, pero van a hacer rápidamente decisiones muy despiadados cuando cualquier proyecto demasiado ambicioso empieza a fallar. El ejercicio de un poco de realismo en el comienzo de un proyecto en relación con el sector financiero y las escalas de tiempo puede ahorrar una enorme cantidad de problemas más adelante. el equipo del proyecto Otra parte importante de la fase de planificación se está recuperando de su equipo. Tenga mucho cuidado, especialmente si usted tiene los miembros del equipo impuestas a usted por el resumen del proyecto. La selección y la obtención de compromiso por parte de los mejores miembros del equipo - ya sea directamente empleado, independiente, contratistas, proveedores, consultores u otros socios - es crucial para la calidad del proyecto, y la facilidad con que usted es capaz de manejarlo. Generalmente tratar de establecer su equipo tan pronto como sea posible. Identificar o nombrar a una o dos personas, incluso durante los términos de referencia de fase es posible a veces. Nombrar el equipo maximiza principios de su propiedad y el buy-in para el proyecto, y maximiza lo que pueden aportar. Pero tenga mucho cuidado con el nombramiento de las personas antes de que esté seguro de lo buenos que son, y no hasta que se han comprometido con el proyecto en los términos que están claramente comprendidos y aceptables. No se imaginan que los equipos tienen que estar lleno de los miembros del equipo del proyecto pagados y oficiales. Algunos de los miembros de los equipos más valiosos son los asesores informales, mentores, ayudantes, que quieren nada más que para participar y unas palabras de agradecimiento. Gestión de proyectos con un presupuesto limitado puede ser un negocio solitario - conseguir un poco de ayuda de la gente buena que se puede confiar, sea cual sea el presupuesto. Planificar y gestionar grandes proyectos complejos con diversas actividades paralelas y dependientes que tendrá que armar un 'análisis del camino crítico "y una hoja de cálculo de Microsoft Excel o equivalente. Análisis Critical Path le mostrará el orden en que las tareas deben ser realizadas, y la importancia relativa de las tareas. Algunas tareas pueden parecer pequeñas e insignificantes cuando en realidad podrían ser enormemente influyente en las actividades de apoyo mucho más grandes para continuar o dar mejores resultados. Un diagrama de Gantt es una manera útil de mostrar bloques de actividades con el tiempo y con un costo determinado y de la gestión del proyecto y sus costes a lo largo del camino. Software de gestión de proyectos Varios está disponible, mucha de la cual es útil, pero antes de intentarlo usted debe comprender y concentrarse en el desarrollo de las habilidades de gestión de proyectos puros, que se describen en este proceso. El mejor software en el mundo no le ayudará si usted no puede hacer las cosas básicas. Ver también el patrocinio de proyectos para una explicación detallada de cómo el papel promotor del proyecto puede estar involucrado con el equipo del proyecto. herramientas de gestión de proyectos Estos son algunos ejemplos y explicaciones de cuatro herramientas de uso común en la planificación de proyectos y gestión de proyectos, a saber: Tormenta de ideas, diagramas de espina de pescado, Critical Path Analysis Diagramas de flujo y diagramas de Gantt. Además, y por separado, consulte el modelado de procesos de negocio y gestión de calidad. que contienen las herramientas y métodos relacionados al margen de los principales modelos de gestión de proyectos que se muestran a continuación. Las herramientas aquí cada uno tiene sus puntos fuertes y propósitos particulares, que se resumen como una guía básica en la matriz a continuación.